Organiser un événement pour son entreprise nécessite souvent quelques mois de préparation. Par faute de temps ou d’une bonne organisation, certains points essentiels sont parfois mis de côté et peu exploités. Nous revenons sur plusieurs étapes importantes pour la réussite d’un événement professionnel.

Cibler correctement les attentes des participants

Avant de commencer la préparation d’un événement, prenez du temps pour réfléchir aux objectifs recherchés par les participants. L’événement doit répondre leurs attentes, qui sont à cibler avec précision. Cette première étape ne doit pas être négligée. Proposez une expérience agréable en réfléchissant aux besoins que peuvent avoir les personnes amenées à participer. Demandez l’avis de vos collaborateurs, faites des brainstormings, et renseignez-vous également auprès des principaux intéressés. Pour avoir des réponses qualitatives, faites un sondage ou contactez certains des futurs participants.

Adapter les outils pour son organisation et choisir les bons canaux de communication

Sélectionnez avec attention chaque canal de communication nécessaire à la promotion de l’événement. Chaque typologie de personne se comportera différemment face au marketing direct, la communication digitale ou les médias. Adaptez donc votre plan de communication selon votre cible.
Pour vous organiser, utilisez des outils simples comme Trello, Excel ou Google Sheet. Ils permettront de suivre votre avancement en hiérarchisant les informations, vous pourrez créer des tableaux détaillés avec de nombreuses fonctionnalités.

Miser sur le visuel pour renforcer son image et créer de l’interaction

Consacrez une partie de votre budget sur le visuel et la décoration pour mettre en confiance les participants. C’est un point clé qui fera toute la crédibilité de votre événement, qui est aussi le reflet de votre entreprise. Sélectionnez tout d’abord des lieux qui correspondent à votre image, visuellement agréables et dans lesquels on se sent à l’aise. Equipez-vous avec du matériel de qualité aux couleurs de votre entreprise pour que son nom reste ancré dans les mémoires. Selon votre activité vous pouvez utiliser des kakemonos, tentes pliantes ou des dômes gonflables personnalisés.

Etre actif sur les réseaux sociaux tout au long de l’événement

Soyez connectés ! Votre présence sur les réseaux sociaux est essentielle pendant l’événement. Ils seront bien sûrs à sélectionner en fonction de votre activité.
• Retransmettez en live le déroulement de la journée : pour le montrer aux personnes qui n’ont pas pu participer et pour interagir avec les personnes présentes. Le live vidéo est disponible sur plusieurs applications comme LinkedIn, Facebook, Instagram ou YouTube.
• Postez des photos régulièrement au cours de la journée : c’est le jour le plus important pour profiter d’un pic d’activité sur les réseaux sociaux ou sur son site web. Vous devez être particulièrement actif ce jour-là pour attirer des personnes qui s’intéressent à votre activité.
• Mettez en place un Hashtag : cela poussera les gens à partager votre évènement et donner leurs impressions.
• Soyez à l’écoute : certaines personnes présentes ou non sur l’événement peuvent rencontrer des difficultés ou avoir des interrogations importantes. Il est essentiel d’être réactif et à l’écoute pendant et après le jour J.

Continuer à communiquer après l’événement

Une fois l’événement terminé, vous avez encore du travail ! Faire un récapitulatif de son événement est tout aussi important que son organisation. Cela vous permettra de toucher des personnes potentiellement intéressées qui n’ont pas pu y participer. Vous pourrez aussi maintenir le lien avec les participants et continuer à échanger avec eux après leur expérience.
Préparez des reportings photo et récapitulatifs vidéo pour alimenter vos canaux de communication. Pour anticiper le prochain événement, commencez déjà à faire un bilan des points forts et des points faibles. Demandez des retours d’expérience, sur les réseaux sociaux ou via des newsletters.