Chez les entreprises et les professionnels, les échanges téléphoniques jouent un rôle important dans la satisfaction client. Ils permettent effectivement de déterminer l’efficacité et la qualité de la relation client qu’on peut tirer des clients ou prospects. De ce fait, le relationnel en milieu professionnel mérite une attention particulière surtout si vous êtes un entrepreneur. C’est en maintenant une bonne relation avec vos clients, vos collaborateurs et vos partenaires que vous pourrez améliorer votre image de marque et exceller dans votre secteur.
Créer un service dédié aux appels téléphoniques
Le téléphone fait partie des moyens de communication préférés des clients surtout lorsqu’ils cherchent à entrer en contact direct avec une entreprise. Pour répondre à leurs appels, il est conseillé de mettre en place un service dédié à la gestion des appels entrants et sortants de votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez recruter une secrétaire réceptionniste au sein du bureau. Sinon, vous avez la possibilité de faire comme d’autres entreprises en sollicitant un service de permanence téléphonique sur mesure.
Il faut savoir que cette solution offre des avantages non négligeables en matière de temps et d’argent. En effet, faire appel à un prestataire permet de réduire les dépenses liées au recrutement d’un secrétaire physique et vous n’aurez pas non plus à gérer les congés. Vous bénéficierez donc d’un service de permanence, mais ce n’est pas tout, car un télésecrétaire peut facilement s’adapter aux contraintes et à l’activité de votre entreprise. Vous pourrez par exemple faire appel à ses services du lundi au vendredi, uniquement le week-end, à des horaires décalés, à temps partiel ou à temps plein, etc.
Se montrer disponible en répondant au téléphone
L’une des méthodes pour assurer la satisfaction des clients est de se montrer disponible et de répondre aux appels téléphoniques. Cela peut vous sembler facile, mais n’est pas toujours le cas notamment pour un professionnel qui doit répondre au téléphone alors qu’il est en pleine réunion, conférence ou consultation.
Comme mentionné précédemment, vous pouvez mettre en place un service dédié en recrutant un secrétaire réceptionniste en interne ou en confiant cette tâche à un prestataire. Si vous souhaitez rester disponible et joignable à tout moment au téléphone, la deuxième option reste la solution la plus adaptée. Grâce à une permanence téléphonique, vos clients ne risquent pas d’attendre longtemps au téléphone avant d’être pris en charge. D’ailleurs, leurs demandes seront traitées par des télésecrétaires qualifiés et formés.
Investir dans des outils performants
Si vous mettez en place un service de gestion des appels au sein de votre entreprise, il est recommandé d’investir dans des outils et des équipements de qualité et performants. En effet, des outils fonctionnels sont nécessaires pour garantir une meilleure expérience d’appels à vos clients et vos prospects. Parmi les solutions les plus innovantes à adopter, il y a le standard téléphonique IP via Internet et le standard téléphonique virtuel.
Ce dernier est automatisé et ne nécessite généralement pas d’installation physique en fonction de son utilisation. Selon le modèle de standard téléphonique que vous aurez choisi, vous aurez la possibilité de profiter des atouts du serveur vocal interactif (SVI). Cet outil permet par exemple de configurer une boîte vocale automatisée en redirigeant les appels entrants en fonction des besoins du client.
Pour avoir accès à des outils fonctionnels, la permanence téléphonique est une autre solution à envisager afin de garantir une meilleure expérience d’appels à vos appelants. En effet, un prestataire spécialisé dans la gestion des appels téléphoniques est souvent équipé de terminaux et de logiciels adéquats afin d’assurer une communication fluide avec vos interlocuteurs. De plus, leurs télésecrétaires ont été formés pour répondre à vos attentes et aux besoins de votre entreprise. Ils pourront donc répondre à chaque demande de vos clients tout en veillant à leur satisfaction.